Privacy beleid

1. Inleiding

OctoMind verbindt zich ertoe de privacy van zijn site-gebruikers te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe we uw persoonlijke data verzamelen, gebruiken, delen en beschermen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• OctoMind
• E-mail: contact@octomind.be
• Adres: [In te vullen]

3. Verzamelde data

We verzamelen de volgende data:

• Contactdata: naam, e-mail, telefoon (indien opgegeven)
• Browsedata: IP-adres, cookies, bezochte pagina's
• Bestelgegevens: aankoopgeschiedenis, projectbriefings
• Communicatiedata: verzonden e-mails, berichten

4. Verwerkingsdoeleinden

Uw data wordt verzameld voor de volgende doeleinden:

• Beheer van bestellingen en dienstverlening
• Communicatie met klanten
• Verzenden van nieuwsbrieven (met toestemming)
• Verbetering van onze diensten
• Naleving van wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen
• Fraudepreventie

5. Wettelijke grondslag

De verwerking van uw data is gebaseerd op de volgende wettelijke gronden:

• Uitvoering van het contract: voor data nodig voor de dienst
• Toestemming: voor nieuwsbrieven en marketing
• Wettelijke verplichtingen: voor boekhouding en belasting
• Gerechtvaardigd belang: voor de verbetering van onze diensten

6. Bewaartermijn

Uw data wordt bewaard gedurende de volgende periodes:

• Data actieve klanten: duur van de commerciële relatie + 3 jaar
• Prospectiedata: 3 jaar vanaf het laatste contact
• Boekhoudkundige data: 10 jaar (wettelijke verplichting)
• Cookies: maximaal 13 maanden

7. Ontvangers van data

Uw data kan worden gedeeld met:

• Onze geautoriseerde medewerkers
• Technische subverwerkers (hosting, e-mail: Netlify, Resend)
• Bevoegde autoriteiten in geval van gerechtelijke vordering

We verkopen uw data nooit aan derden.

8. Internationale overdrachten

Sommige van onze subverwerkers (Netlify, Stripe, enz.) bevinden zich in de Verenigde Staten. We zorgen ervoor dat deze overdrachten worden ingekaderd door standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie of dat de bedrijven Privacy Shield gecertificeerd zijn / gelijkwaardige garanties hebben.

9. Uw rechten

Conform GDPR heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: een kopie van uw data verkrijgen
• Recht op rectificatie: onnauwkeurige data corrigeren
• Recht op wissen: verwijdering van uw data vragen
• Recht op beperking: verwerking beperken
• Recht op overdraagbaarheid: uw data in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht op verzet: verzet aantekenen tegen verwerking
• Recht om toestemming in te trekken: te allen tijde voor verwerking gebaseerd op toestemming

Om deze rechten uit te oefenen, contacteer ons op: contact@octomind.be

10. Cookies

Onze site gebruikt de volgende cookies:

• Essentiële cookies: nodig voor de werking van de site
• Analytische cookies: om publiek te meten (Google Analytics)
• Voorkeurscookies: uw keuzes onthouden

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de banner getoond bij uw eerste bezoek of in uw browserinstellingen.

11. Beveiliging

We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw data te beschermen: SSL/TLS-versleuteling, veilige hosting, beperkte toegang, regelmatige back-ups, training van personeel.

12. Datalekken

In geval van een persoonlijke datalek dat een hoog risico voor uw rechten en vrijheden kan inhouden, verbinden we ons ertoe u zo snel mogelijk te informeren en de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit — GBA) te verwittigen.

13. Functionaris voor gegevensbescherming

Voor elke vraag betreffende gegevensbescherming, contacteer onze DPO op: contact@octomind.be

14. Klacht bij de GBA

Als u meent dat de verwerking van uw data niet voldoet aan de regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

15. Wijziging van het beleid

We kunnen dit privacybeleid op elk moment wijzigen. Wijzigingen treden in werking bij hun publicatie op de site. We moedigen u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.